Organiser ta Cup de A à Z

Tu veux lancer ta Cup (ton tournoi) et tu n'as jamais organisé de tournoi ? Ce guide te prend par la main, de l'idée jusqu'au bilan, avec du papier, WhatsApp, un tableur et HelloAsso. Tu es le Commish (l'organisateur) : c'est toi qui fixes les règles, et c'est toi qui fais vivre une journée que les joueurs vont raconter longtemps.

Ta Cup en un coup d'œil

La checklist à imprimer est dans le guide « Checklist du jour J ». Le choix du format (poules, phase finale, durée) est dans le guide « Quel format pour ta Cup ».

Avant la Cup

1. Choisis ta date

• Regarde le calendrier local : pas le même jour qu'un autre tournoi du coin, qu'une grosse fête de quartier ou qu'une finale que tout le monde veut voir.
• Pense à la saison. Sur un échantillon de tournois 3x3 publiés sur le site de la FFBB, 52 % ont lieu d'avril à juin. C'est la haute saison : plus de joueurs, mais plus de concurrence.
• En extérieur, prévois un plan B en cas de pluie : une salle de repli, ou une date de report annoncée dès le départ. Un terrain mouillé glisse : on ne joue pas dessus.
• Choisis tes horaires : accueil vers 9 h, premier match vers 10 h, finales avant 18 h. En été, évite de faire jouer en plein soleil entre 13 h et 16 h si tu n'as pas d'ombre.

2. Choisis ton lieu

Compte tes paniers. En 3x3, un panier = un terrain : les règles FIBA permettent de jouer sur un demi-terrain. Un terrain de 5x5 classique te donne donc 2 terrains de 3x3. Plus tu as de terrains, plus ta Cup est courte.

Visite le lieu avant de réserver : état du sol et des filets, lignes tracées, éclairage, toilettes, point d'eau, prises électriques, ombre, accès pour les secours.

3. Demande l'autorisation

• Terrain public : il faut une autorisation de la mairie pour occuper l'espace public. Service-public.fr le dit simplement : « avant toute organisation, contactez la mairie du lieu de l'événement ».
• Gymnase municipal : demande un créneau au service des sports de ta mairie. Il y a souvent une convention de mise à disposition à signer : à vérifier auprès de ta mairie.
• Salle privée : un contrat de location, avec les horaires et ce qui est inclus.

Profite de ce contact pour poser toutes tes questions d'un coup : buvette, musique, poubelles, accès des secours, emplacement du défibrillateur, attestation d'assurance demandée. Garde la réponse par écrit (un mail suffit). Demande tôt : les créneaux partent vite au printemps.

4. Assure ta Cup

• C'est obligatoire. Les associations qui organisent des manifestations sportives doivent avoir une assurance responsabilité civile. Elle couvre les dégâts causés aux autres (participants, public, matériel). Les mairies et les gestionnaires de salles peuvent aussi te demander une attestation d'assurance.
• Appelle ton assureur avec une question précise : « Mon contrat couvre-t-il un tournoi de basket ouvert au public, avec environ 64 joueurs, des mineurs et une buvette ? » Demande une attestation pour la date.
• Tu organises seul, sans association ? Vérifie avec ton assureur : une assurance de particulier ne couvre pas forcément un tournoi. Le plus simple est d'organiser au nom d'une association.
• Préviens tes joueurs qu'ils peuvent prendre une assurance individuelle accident (elle couvre leurs propres blessures). Les structures sportives ont l'obligation de les en informer : une ligne dans le règlement suffit.
• Certificat médical : la loi encadre la licence et le certificat médical pour les compétitions autorisées ou organisées par une fédération. Pour une Cup libre, hors FFBB, ces règles ne s'appliquent pas. Demande quand même à ton assureur ce qu'il exige.
• Gros prix à gagner ? Si ta Cup est ouverte aux licenciés et que les prix (argent ou lots) dépassent 3 000 €, il faut l'autorisation de la FFBB (Code du sport). Pour une première Cup, reste bien en dessous.

5. Fais ton budget et fixe le prix

Budget type : Cup 3x3, 16 squads (équipes), 4 terrains, 1 journée

Environ 64 joueurs. Les prix « Decathlon » ont été relevés sur decathlon.fr le 2026-10-03 : ils peuvent changer. « Estimation » veut dire que ce n'est pas un prix relevé.

Bonne nouvelle : environ 230 à 490 € de ce budget, c'est du matériel que tu gardes (ballons, chasubles, sifflets, chronos, pompe, trousse). Ta deuxième Cup coûtera beaucoup moins cher.

Le prix d'inscription

La règle simple : budget ÷ nombre de squads, arrondi au-dessus. Avec 16 squads :

• budget bas (375 €) : environ 25 € par squad ;
• budget haut (1 015 €) : environ 65 € par squad.

Pour te situer, des prix réels :

Nos conseils :

• Un prix par squad, pas par joueur : c'est plus simple à encaisser et à suivre.
• Un tarif réduit pour les moins de 18 ans, si tu as un tableau jeunes.
• Une buvette et un sponsor local (boulangerie, magasin de sport, salle de sport) te permettent de baisser le prix.
• Écris ta règle de remboursement dès l'ouverture : par exemple, remboursé si la Cup est annulée, pas remboursé en cas de forfait.

6. Choisis tes tableaux

Un tableau, c'est une compétition dans ta Cup. Tu peux en avoir plusieurs le même jour, par exemple « 3x3 Mixte Open » et « 3x3 Filles U18 ». Pour une première Cup, 1 ou 2 tableaux maximum.

Pour chaque tableau, tu choisis :

• Le format : 3x3 ou 5x5.
• La catégorie :
  • Mixte : au moins 1 joueuse sur le terrain en 3x3, 2 en 5x5 (c'est le réglage conseillé, tu peux le changer) ;
  • Filles ;
  • Garçons ;
  • Open : ouvert à tout le monde.
• L'âge : U13, U15, U18, U21, Senior, OG (35 ans et plus), Masters (45 ans et plus) ou Open. Tu peux aussi fixer un âge minimum ou maximum libre, par exemple « 16 ans et plus ». Les catégories se calculent avec l'année de naissance ; un âge minimum se vérifie à la date de la Cup.
• Le roster (la liste des joueurs) : en 3x3, 4 joueurs maximum (3 sur le terrain et 1 remplaçant, règle FIBA). En 5x5, fixe ton maximum (12 sur la feuille de match, c'est l'usage).
• Une règle à écrire : un joueur ne peut pas jouer dans deux squads d'un même tableau.
• Le niveau : Open (aucune limite) ou Divisions (tableaux de niveau). Sans app, chaque squad choisit sa Division avec le repère ci-dessous.

Si une squad écrase tout le monde dans une Division trop basse, tu peux la reclasser. Annonce-le dans le règlement.

Les mineurs : demande une autorisation parentale signée pour chaque joueur de moins de 18 ans (participation et photos). Pour mélanger adultes et ados, réfléchis bien : un tableau jeunes séparé est souvent plus sûr. Le guide « Infos parents » explique ce que Hoopclan prévoit pour les jeunes.

7. Ouvre les inscriptions sur HelloAsso

HelloAsso est un outil de paiement en ligne gratuit pour les associations : aucune commission, aucun frais. Il se finance par une contribution volontaire proposée au payeur, « sur le modèle du prix libre ». Préviens tes joueurs que cette contribution est facultative, pour éviter les surprises.

Pas à pas :

1. Crée une billetterie « Inscription squad » avec un tarif par squad.
2. Fixe le nombre de places : 16 squads, par exemple.
3. Ajoute des champs personnalisés (HelloAsso le permet) :
   • nom de la squad et tableau choisi ;
   • nom et téléphone du capitaine ;
   • pour chaque joueur : prénom, nom, année de naissance, catégorie ;
   • « J'accepte le règlement de la Cup » (case obligatoire) ;
   • « J'accepte d'être pris en photo et que ces photos soient publiées » (oui ou non) ;
   • pour un mineur : autorisation parentale (fichier ou case signée par le parent).
4. Exporte la liste en Excel ou CSV : c'est ton tableur de référence.
5. Ouvre une liste d'attente quand c'est complet : un groupe WhatsApp ou un simple formulaire. Quand une place se libère, propose-la à la première squad en attente, avec un délai pour répondre (24 h, par exemple).
6. Ferme les inscriptions quelques jours avant la Cup, pour avoir le temps de faire le planning.

Joueurs sans équipe ? Propose une inscription en solo : tu formes des squads équilibrées toi-même (c'est la Draft Night). Mélange les niveaux, et respecte la règle mixte si ton tableau est mixte.

HelloAsso est fait pour les associations. Si tu n'en as pas, rapproche-toi d'une association partenaire.

Bientôt dans Hoopclan : inscription en squad ou en solo, règlement et accord photo acceptés en ligne, liste d'attente automatique.

8. Écris ton règlement (une page suffit)

Envoie-le à l'inscription et affiche-le le jour J. Un modèle à adapter :

1. Format : poules puis phase finale (voir le guide « Quel format pour ta Cup »).
2. Règles de match 3x3 (FIBA) : 10 minutes ou 21 points (le premier des deux) ; 1 point dans l'arc, 2 points derrière ; prolongation : la première squad qui marque 2 points gagne.
3. Roster : 4 joueurs maximum, présentés au check-in. Pas de changement de joueur après le check-in, sauf accord du Commish.
4. Retard : une squad qui n'est pas sur le terrain à l'heure de son match, avec 3 joueurs prêts, perd par forfait (règle FIBA). Annonce ta tolérance, par exemple 5 minutes. Au deuxième forfait, la squad est retirée de la Cup.
5. Arbitrage : Zèbres (arbitres) ou auto-arbitrage (voir plus bas). Les décisions du Commish sont définitives.
6. Fair-play : toute violence ou insulte entraîne l'exclusion du joueur, voire de la squad.
7. Assurance : l'organisateur est assuré en responsabilité civile. Chaque joueur peut souscrire une assurance individuelle accident pour ses propres blessures.
8. Photos : seuls les joueurs qui ont dit oui sont photographiés et publiés.
9. Remboursement : ta règle (voir plus haut).

9. Recrute tes bénévoles

Pour 16 squads sur 4 terrains, compte 8 à 15 personnes (estimation) :

Crée un groupe WhatsApp « Staff », et fais un briefing de 15 minutes la veille ou le matin même. Le guide « Kit WhatsApp » a des messages prêts à copier pour trouver des bénévoles.

10. Fais connaître ta Cup

• Une affiche avec : nom de la Cup, date, lieu, format, tableaux, prix, lien HelloAsso et un QR code vers ce lien.
• Instagram et WhatsApp : annonce, puis relances (« plus que 4 places »).
• Les relais locaux : clubs de basket du coin, maison de quartier, mairie, magasins de sport, playgrounds (une affiche sur le grillage, ça marche).
• Le rythme : annonce à J-30, relance à J-15, programme à J-7, rappel à J-1.
• Annonce les photos sur l'affiche : « Des photos seront prises. Tu peux refuser à l'inscription. »

Les messages d'annonce, de rappel et de podium sont prêts dans le guide « Kit WhatsApp ».

Pendant la Cup

Accueil et check-in

• Ouvre l'accueil 45 minutes avant le premier match. Ferme le check-in 15 minutes avant.
• Pour chaque squad : coche les joueurs présents sur ta liste, vérifie le roster (4 maximum en 3x3), fais signer le règlement à ceux qui ne l'ont pas accepté en ligne, récupère les autorisations parentales manquantes.
• Note le téléphone du capitaine et ajoute-le au groupe WhatsApp de la Cup : c'est par là que passent les annonces.
• Repère les joueurs qui refusent les photos : un bracelet ou une gommette de couleur, c'est simple et le photographe les voit tout de suite.

Le Draw (le tirage au sort)

Deux options :

• Le Draw juste après le check-in : tu tires seulement les squads présentes. Pas besoin de refaire les poules à cause d'un absent.
• Le Draw à J-2, en live sur Instagram : plus de show, et chaque squad connaît son programme à l'avance. Garde une squad de la liste d'attente prête à remplacer un absent.

Dans les deux cas, mets les meilleures squads en têtes de série, une par poule, puis tire le reste au sort. Le guide « Quel format pour ta Cup » explique tout.

Le planning

• Affiche le planning en grand (créneaux en lignes, terrains en colonnes) et envoie une photo dans le groupe WhatsApp.
• Créneau de 20 minutes en 3x3, 30 minutes en 5x5 : le temps du match, plus l'arrivée de la squad suivante.
• Une squad ne joue jamais deux créneaux de suite : alterne les poules sur un même terrain.
• Ajoute une pause entre les poules et la phase finale : elle te laisse le temps de calculer les classements.
• Annonce chaque match à l'avance : « Terrain 2, prochain match : Squad A contre Squad B. »

Bientôt dans Hoopclan : planning généré pour toi, et une page publique de ta Cup avec les poules, le programme et les résultats en direct.

Arbitrage ou auto-arbitrage

Notre conseil : auto-arbitrage en poules, Zèbres pour les demi-finales et les finales. En auto-arbitrage, une règle simple : le joueur qui subit la faute l'annonce ; si l'adversaire conteste, la table de marque ou le Commish tranche. En 3x3, sans chrono des tirs, la table compte à voix haute les 5 dernières secondes quand une squad n'attaque pas (règle FIBA).

Scores et stats

• Une feuille de match par match, remplie par la table de marque : score, points de chaque joueur, fautes d'équipe. Le modèle est dans le guide « Checklist du jour J ».
• Les deux capitaines signent la feuille à la fin du match. Une feuille signée, c'est un score qui ne se discute plus.
• Reporte chaque score dans ton tableur (ou au marqueur sur un grand tableau), et mets à jour le classement des poules.
• Le Box score (la feuille de stats) : en version simple, ce sont les points de chaque joueur. C'est assez pour désigner le meilleur marqueur, et ça fait plaisir à tout le monde.
• Le MVP du match (le meilleur joueur du match) : les joueurs des deux squads votent, jamais pour eux-mêmes. En cas de doute, la table ou le Commish tranche.

Retards et forfaits

• La règle FIBA : une squad qui n'est pas sur le terrain à l'heure, avec 3 joueurs prêts, perd par forfait. Pour un tournoi amateur, cette règle n'est pas obligatoire : c'est toi qui fixes ta tolérance. Annonce-la avant (5 minutes, par exemple), et tiens-la pour tout le monde.
• Le score d'un forfait : on note « victoire par forfait », sans score. Pour la moyenne de points (règle FIBA), la victoire par forfait ne compte pas pour le gagnant, et le match compte 0 point pour la squad forfait.
• Deuxième forfait : la squad est retirée de la Cup (règle FIBA).
• Un joueur blessé : la squad continue avec ses joueurs restants. Règle FIBA : une squad ne perd par abandon que si tous ses joueurs sont blessés ou exclus. Elle peut donc finir un match à 2.
• Un retard dans le planning : raccourcis les pauses, ou passe certains matchs en 8 minutes ou 15 points. Annonce-le à tout le monde en même temps.

Sécurité

Service-public.fr rappelle les obligations générales d'un organisateur : sécurité, secours, déchets et accessibilité, selon la taille de l'événement. Pour une Cup :

• Garde les accès libres pour les secours, et ne bloque jamais les sorties de secours d'un gymnase.
• Sépare le public des terrains (une ligne de chaises ou de rubalise).
• Surveille la chaleur : eau à volonté, ombre, pauses. Arrête le jeu si le sol est mouillé.
• Garde les sacs dans un coin surveillé, ou demande à chaque squad de les garder.
• Prévois des poubelles et rends le lieu propre : la mairie s'en souviendra pour ta prochaine demande.

Premiers secours

• Désigne un référent secours, idéalement formé aux premiers secours (formation PSC1, donnée par des associations agréées et des organismes habilités).
• Repère le défibrillateur (DAE) avant le premier match. Il est obligatoire dans les gymnases (« établissements sportifs clos et couverts ») depuis le 1er janvier 2022. En extérieur, demande à la mairie où est le plus proche.
• Les numéros : 15 (SAMU, urgence médicale), 18 (pompiers), 112 (numéro d'urgence européen), 114 (par SMS ou en ligne, pour les personnes sourdes ou malentendantes). Affiche-les à la table.
• La trousse près de la table, avec des poches de froid. Pour toute blessure qui t'inquiète, appelle le 15 : c'est leur métier de dire quoi faire.
• Un poste de secours tenu par une association agréée n'est obligatoire que si le maire ou le préfet le demande, selon la taille de l'événement. Pour une petite Cup, ce n'est en général pas le cas : à vérifier auprès de ta mairie.

Buvette et musique

Buvette. Sans alcool, c'est le plus simple, et c'est cohérent avec une journée de sport. Préviens quand même la mairie. Avec bière ou cidre :

• il faut une autorisation de la mairie, demandée au moins 15 jours avant ;
• seules les boissons des groupes 1 (sans alcool) et 3 (bière, vin, cidre) sont permises ;
• une association a droit à 5 buvettes temporaires par an ;
• dans un gymnase (enceinte sportive), l'alcool est en principe interdit ; seules les associations sportives agréées peuvent obtenir une dérogation (10 fois par an, 48 h maximum). À vérifier auprès de ta mairie.

Musique. Dès que tu diffuses de la musique en public, même gratuitement, il faut une autorisation de la SACEM et payer des droits. Fais la demande en ligne depuis l'espace client de ton association sur sacem.fr. Une réduction est possible si tu fais la demande plus de 15 jours avant. Le tarif dépend de l'événement : demande-le avant de fixer ton budget.

Après la Cup

Les résultats

• Le soir même : podium, MVP de la Cup et meilleur marqueur sur Instagram et dans le groupe WhatsApp.
• Dans les 48 h : le classement complet de chaque tableau, et une photo des feuilles de match si on te les demande.

Les trophées

Le minimum qui fait plaisir :

• Podium : champion, finaliste, 3e (médailles pour tous les joueurs des 3 squads, coupe pour la squad championne).
• MVP de la Cup : le joueur qui a reçu le plus de titres de MVP du match. En cas d'égalité, c'est toi qui tranches.
• Meilleur marqueur de la Cup : le plus de points au total.

Fais la remise des trophées tout de suite après la finale, avant que les gens partent. C'est LA photo de la journée.

Les photos (avec accord)

• Pour publier une photo où un joueur est reconnaissable, il te faut son accord écrit, qui précise où (Instagram, site), pourquoi (faire connaître la Cup) et pour combien de temps.
• Pour un mineur : l'accord écrit de ses parents, sans exception.
• Règle Hoopclan : jamais de photo publique d'un joueur de moins de 15 ans.
• Avant de publier, retire les photos des joueurs qui ont dit non (les gommettes du check-in t'aident). Si quelqu'un te demande de retirer une photo, retire-la vite.

Les remerciements

Un message à chacun, le jour même ou le lendemain : bénévoles, mairie ou gestionnaire de la salle, sponsors, Zèbres, photographe. Tag-les dans tes publications. Ce sont eux qui diront oui pour ta prochaine Cup.

Le bilan

Fais-le dans la semaine, à chaud :

• Les comptes : recettes (inscriptions, buvette, sponsors) moins dépenses. Garde les tickets de caisse pour la trésorerie de l'association.
• L'avis des joueurs : un sondage de 3 questions dans le groupe WhatsApp (note sur 5, ce qu'ils ont aimé, ce qu'il faut changer).
• Ta liste « à refaire / à changer » : horaires, retards, matériel qui a manqué.
• Les données : garde la liste des joueurs seulement le temps utile, puis supprime les autorisations et les numéros dont tu n'as plus besoin.
• La date de la prochaine : annonce-la tant que l'envie est là.

Bientôt dans Hoopclan : résultats, box scores et trophées publiés sur la carte de chaque joueur.

Sources

• Service-public.fr, « Association : organiser un événement (fête, manifestation, vide-grenier) » (contacter la mairie, occupation du domaine public, sécurité, déchets, accessibilité) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31613, consulté le 2026-10-03.
• Service-public.fr, « Assurance des associations » (assurance obligatoire pour les associations organisatrices de manifestations sportives, attestation demandée par les mairies et les salles) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F1124, consulté le 2026-10-03.
• Service-public.fr, « Assurances pour le sport » (responsabilité civile des organisateurs, information sur l'assurance individuelle accident) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2143, consulté le 2026-10-03.
• Légifrance, Code du sport, article L231-2-1 (licence ou certificat médical pour les compétitions autorisées ou organisées par une fédération) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042656301, consulté le 2026-10-03.
• Légifrance, Code du sport, article L331-5 (autorisation de la fédération pour une manifestation ouverte aux licenciés avec des prix) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000025276085, et article A331-1 (seuil de 3 000 €) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000018760698, consultés le 2026-10-03.
• Associations.gouv.fr, « Les règles applicables à l'ouverture d'un débit de boisson » (groupes 1 et 3, 15 jours avant, 5 par an, 10 par an pour les associations sportives agréées dans une enceinte sportive) : https://associations.gouv.fr/les-regles-applicables-louverture-dun-debit-de-boisson, consulté le 2026-10-03.
• Service-public.fr, « Diffusion de musique par une association lors d'une manifestation publique » (autorisation SACEM, réduction si demande plus de 15 jours avant) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F31621, consulté le 2026-10-03.
• Service-public.fr, « Droit à l'image et respect de la vie privée » (accord écrit, accord écrit des parents pour un mineur) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F32103, consulté le 2026-10-03.
• Service-public.fr, « Quels sont les numéros en cas d'urgence » (15, 17, 18, 112, 114) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F33954, consulté le 2026-10-03.
• Légifrance, décret n° 2018-1186 du 19 décembre 2018 relatif aux défibrillateurs automatisés externes (établissements sportifs clos et couverts, au 1er janvier 2022) : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000037839290, consulté le 2026-10-03.
• Ministère de l'Intérieur, référentiel de la formation « Prévention et secours civiques de niveau 1 » (PSC1, dispensée par les organismes habilités et les associations nationales agréées) : https://www.interieur.gouv.fr/content/download/111131/888067/file/2022%20PSC1.pdf, consulté le 2026-10-03.
• Ministère de l'Intérieur, « Dispositifs prévisionnels de secours, référentiel national » (poste de secours exigé par l'autorité de police selon l'événement) : https://www.interieur.gouv.fr/content/download/94241/736020/file/RNMSC%202006_10%20-%20DPS.pdf, consulté le 2026-10-03.
• HelloAsso, « Pourquoi c'est gratuit » (aucune commission, contribution volontaire) : https://info.helloasso.com/modele-economique, et « Billetterie en ligne » (champs personnalisés, export Excel ou CSV) : https://info.helloasso.com/solutions/billetterie, consultés le 2026-10-03.
• FIBA, Official 3x3 Basketball Rules, version courte (demi-terrain, 4 joueurs, 10 minutes ou 21 points, forfait, fautes) : https://fiba3x3.com/docs/FIBA-3x3-Basketball-Rules-Short.pdf, consulté le 2026-10-03.
• Decathlon, prix relevés sur https://www.decathlon.fr (ballons, chasubles, sifflets, chronos, pompe, trousse de secours, poches de froid, coupes et médailles), le 2026-10-03.
• Ville de Cholet, « Tournoi 3x3 place Travot » (12 € par équipe) : https://www.cholet.fr/agenda/evenement_19875_tournoi+3x3+place+travot+3eme+edition.html, consulté le 2026-10-03.
• Marseille Basketball TV, « Open 3x3 Elite, 26 avril 2026 » (120 € par équipe, 1 000 € de prix) : https://marseillebasketballtv.com/open-3x3-tournoi-3x3-a-marseille-avec-1-000-e-de-cash-prize-26-avril-2026/15132/, consulté le 2026-10-03.
• FFBB 3x3, pages de tournois (échantillon de 435 pages : saison d'avril à juin, prix d'inscription de 62 tournois) : https://www.3x3ffbb.com, relevé le 2026-10-01.